Betrokkenheid en samenwerking zorgen voor optimaal resultaat

Toyo Tire Benelux B.V., gevestigd te Roosendaal, is al jarenlang klant van AGP. Ongeveer 15 jaar werkten zij naar tevredenheid met het oude AGP Banden pakket, echter in 2009 kozen zij voor een overstap naar AGP Trade. Dit nieuwe systeem bood hen alle mogelijkheden en flexibiliteit die zij als bedrijf zochten, maar doorslaggevend voor de keuze was de nauwe verbondenheid die zij voelen met AGP als automatiseringspartner.

In mei 2011 was Toyo Tire Benelux een jaar live met hun nieuwe systeem AGP Trade. Hun voormalige systeem AGP Banden voldeed niet meer aan de nieuwste technologieën, miste flexibiliteit en kostte bovendien veel manuren en papierwerk. Zo werden veel financiële gegevens en statistieken nog handmatig overgenomen voor het maken van spreadsheets en aan het eind van de maand moest veel handmatig worden uitgeprint voor verspreiding.

Toestemming van het hoofdkantoor

De behoefte ontstond rond 2007 / 2008 voor een nieuw systeem en als eerste werd er gekeken naar AGP. Door de jarenlange samenwerking was het vertrouwen in AGP sterk en de aanwezige kennis over de bedrijfsprocessen van Toyo Tire Benelux bij AGP was groot. Maar voor een nieuw systeem was toestemming nodig van het hoofdkantoor in Japan, echter zij hadden een groepstrategie voor ogen met een ander systeem en de overstap naar AGP Trade werd gestaakt. In 2009 werkte Toyo Tire Benelux nog steeds met het AGP Banden pakket en door de wereldwijde crisis was het plan van het hoofdkantoor in Japan stilgelegd. De stekker werd uit het project getrokken en in Roosendaal kreeg men lokale vrijheid om te kiezen voor een nieuw systeem. Dit werd AGP Trade.

“Veel tijd is nodig geweest om uiteindelijk tot een formele  ‘GO’ (de ondertekening van het contract) te komen: met de vele kennis die AGP, m.n. Erik Maas, Senior pre-sales consultant bij AGP, gedurende de 15-jarige samenwerking met Toyo Tire Benelux al had opgebouwd van onze processen, is een correcte en complete weergave van onze vereiste functionaliteit beschreven. Een zeer goede 6-maandenplanning voor de uitvoering van de implementatie is vervolgens opgesteld. Op basis hiervan is de offerte door Darja Schuurmans, accountmanager bij AGP, voorgelegd en zijn de onderhandelingen gestart. Door een snelle communicatie tussen beide partijen werd het traject in november 2009 afgerond en de offerte ondertekend”, aldus dhr. Eric van den Hauwe, Managing Director bij Toyo Tire Benelux.

Verbondenheid als basis voor een goede implementatie

Het implementatietraject ging van start en in mei 2010 kon Toyo Tire Benelux live met AGP Trade. Over het algemeen is dhr. van den Hauwe heel tevreden. Bijna alles verliep volgens planning en vooral de onderlinge goede communicatie en terugkoppelingen wekte  zeer veel vertrouwen bij Toyo en haar medewerkers. In het begin waren er kleine tegenvallers en enige problemen ontstonden bij het opleveren van de statistieken, deze werden uiteindelijk later dan verwacht opgeleverd. Maar door alles samen goed op te lossen en een groot inlevingsvermogen van de medewerkers van AGP, ontstond vertrouwen en verbondenheid met alle gebruikers.

Tijdwinst en meer inzicht

Om terug te blikken op de afgelopen twee jaar schreef dhr. Van den Hauwe in mei 2011 een e-mail aan alle betrokkenen medewerkers van AGP Trade. Hierin beschreef hij onder andere zijn bevindingen over de resultaten die hij tot dan toe had waargenomen: “Wij merken reeds de voordelen van het pakket door een grotere  efficiency en flexibiliteit, en tevreden gebruikers!! We gaan ons nu voorbereiden op een betere ondersteuning van onze klanten middels EDI- connectie en middels de ontwikkeling van een webshop; we hebben hier hoge verwachtingen van. Graag werken we met AGP verder aan deze ontwikkelingen: niet alleen jullie product, maar zeer zeker ook jullie persoonlijke betrokkenheid bij ons bedrijf wordt zeer gewaardeerd.”

In een persoonlijk gesprek werden deze uitspraken nog verder toegelicht. AGP Trade heeft voor Toyo Tire Benelux belangrijke veranderingen te weeg gebracht. Op de administratie heeft men extra tijd gewonnen voor andere werkzaamheden, de verkoop binnendienst heeft makkelijker informatie beschikbaar voor bijv. facturen, de buitendienst heeft toegang gekregen om met hun laptop extern te beschikken over klant- en artikelinformatie en het management heeft middels statistieken en rapportages altijd direct inzicht in alle gegevens en prognoses.

Nazorgfase

Behalve de implementatie van een nieuw systeem is ook de nazorgfase van groot belang.  Ook hier vond Toyo Tire Benelux in AGP een betrouwbare partner. De fysieke aanwezigheid van de mensen van AGP tegen een acceptabel tarief en de voortdurende ondersteuning wanneer nodig, zorgen er voor dat het gevoel van verbondenheid en samenwerking blijft bestaan en alleen  maar sterker wordt.

Toekomstvisie

De toekomstvisie voor de komende 5 tot 10 jaar is om meer bekendheid en loyaliteit te werven, markt behouden en vergroten. EDI (ketendigitalisering) zal hier een belangrijke rol bij gaan spelen om te kunnen voldoen aan de wensen van de klant. Informatie wordt eenvoudiger en sneller beschikbaar, de organisatie wordt transparanter en men kan beter en sneller communiceren met de klant en de markt. Ook heeft Toyo Tire Benelux gekozen voor een B2B webshop welke gekoppeld zal worden aan het AGP Trade systeem. Met de EDI functionaliteit en de nieuwe webshop creëert men bij Toyo Tire Benelux nog meer slagkracht in de sales en marketing.

Toyo Tire & Rubber

De Toyo Tire & Rubber - groep is een van de toonaangevende bandenfabrikanten ter wereld en is vertegenwoordigd in meer dan 100 landen en regio's. Het hoofdkwartier van het bedrijf in Osaka (Japan) is opgericht in 1945 en in Europa beschikt men over vier vestigingen: Duitsland, Engeland, Italië en de Benelux.  De hoofdactiviteit onder het merk TOYO TIRES is de ontwikkeling, productie en marketing van hoogwaardige, high performance banden.

Meer informatie: www.toyotires.nl