“De mensen kunnen er goed mee werken”
Wij kijken strikt naar functionaliteit. In de basis dekt het standaard ERP pakket de lading. Er zitten geen rare dingen in en de mensen kunnen er goed mee werken. Wat voegt het toe, hoe willen wij werken en welke processen willen we automatiseren, is de afweging die we steeds maken. We kijken naar wat automatisering van een proces ons oplevert en in overleg met onze organisatie bepalen we wat we ermee gaan doen. ‘Wat kost het en wat levert het voor ons op’ is voor ons belang. Pas dan kijken we wat we wel of niet willen doen.”
Met deze woorden legt Kees Nan, manager informatisering bij Kuijpers Installaties, uit waarom het standaardpakket voor de installatiebranche, AGP Projects, door het bedrijf wordt gebruikt. Vijftien jaar geleden stapte Kuijpers over op dit pakket. Kuijpers kiest er bewust voor niet alle administratieve gegevens te koppelen. Dit brengt volgens Nan te veel controlewerk met zich mee.
Strategische keuzes
Voor een installatiebedrijf als Kuijpers is goede administratieve automatisering van groot belang. Het is een ondersteunend middel om te kunnen verbeteren binnen het bedrijf. Kuijpers Installaties is een van oorsprong technisch installatiebedrijf dat zich richtte op de discipline werktuigbouwkunde. In de afgelopen jaren is Kuijpers behoorlijk gegroeid. Behalve de holding P.G. Kuijpers & Zonen B.V. in Helmond heeft Kuijpers twaalf bedrijven in zeven vestigingsplaatsen. Tegenwoordig verzorgt het installatiebedrijf gebouwgebonden installaties in de werktuigbouw, elektrotechniek en industriële installaties in de piping en procestechniek en het onderhouden daarvan. Daarnaast richt het zich op brand- en elektronische beveiliging, ICT/Data, koeltechniek, lichtreclame, elektromotoren. Door duidelijke strategische keuzes te maken komt het bedrijf tegenwoordig in aanmerking voor grote werken. In vijf jaar tijd is Kuijpers Installaties tegen de economische recessie in gegroeid van 350 naar 550 mensen en is de omzet verdubbeld. De omzet voor 2005 is geprognosticeerd op 90 miljoen euro.
Flexibiliteit
Automatisering is volgens Nan een hulpmiddel en geen doel op zich. “Wij zijn een installatiebedrijf, geen softwarebedrijf. Het ERP systeem gaat niet voor ons werken, dat moeten wij zelf doen. Efficiency halen uit ICT en automatisering, daar zetten wij ons voor in. Wij werken in de standaard en hoewel we zelf wel dingen aanpassen, hebben we besloten niets specifiek voor Kuijpers in maatwerk te laten maken. In de standaard software pakketten kun je alles via parameters instellen en – tot op zekere hoogte – je eigen werkwijze inpassen. Informatie kan naar eigen gevoel en eigen behoefte worden aangepast en door de grafische schermen zijn de pakketten erg gebruikersvriendelijk. De flexibiliteit van het pakket is een pré en de kracht van het systeem. Wij kiezen met deze ERP software voor een gulden middenweg.”
Uitstraling
Kuijpers is door AGP (Install)Projects beter gaan functioneren. Het geheel opnieuw ontwikkelde financiële administratiepakket werkt volgens Nan heel goed. Twee jaar geleden werd het geïnstalleerd en aan de administratie gekoppeld. Door de standaardisaties van procedures kan bijvoorbeeld ook een calculatie snel gemaakt worden. Nan: ”Of je nu een aanbieding uit Arnhem of Helmond krijgt, de calculatie is hetzelfde. Je krijgt een uitstraling van eenheid naar de klant. Dat is wat de directie wil en onze klanten merken dat ook. Zo was er onlangs een aanbesteding in Arnhem. De calculator was met vakantie. Zonder enig probleem maakt iemand van een andere vestiging de calculatie. Hierdoor kon de offerte op tijd de deur uit.
Verbetering Efficiency
Alle zeven service afdelingen van Kuijpers zijn sinds kort in één Service BV samengevoegd en apart gezet van de organisatie. Door de samenvoeging werkt iedereen binnen Service op één en dezelfde manier. Zo ontstond een unieke standaard werkwijze met een uniforme uitstraling en blijft de kennis centraal. Hierdoor heeft het installatiebedrijf meer commerciële slagkracht. Momenteel neemt Service de interne processen onder de loep. Nu calculeert Service nog met een zelf samengesteld pakket. Nan: “Er zijn nog te veel papierstromen. Zo werken de monteurs met werkbonnen. Dit wordt straks allemaal digitaal. De bedoeling is dat de centrale planning een storing direct kan melden aan een monteur die op het juiste moment op een locatie in de omgeving van deze storing is. Dat geeft een enorme efficiencyverbetering. Als AGP Business Software een softwarepakket heeft dat bij ons systeem past en dat voldoet aan onze eisen en wensenpakket, gaan wij met deze software aan de slag.