Spijkerman Evenementenverhuur en AGP Rent verhuursoftware
Podiumverhuur en party-horecaverhuur, dat zijn de twee takken van sport waarmee Spijkerman Evenementenverhuur uit Meppel zich bezighoudt. In de turbulente verhuurbranche, waar het met name voor de horecaverhuur de tendens is dat opdrachtgevers op een steeds later tijdstip hun spullen bestellen, is het zaak om je softwarematige schaapjes goed op het droge te hebben. Dat is voor Spijkerman onbetwistbaar gelukt met AGP Business Software uit Veghel. We spraken met Spijkerman over zijn handel en de manier waarop hij een en ander onder controle houdt.
Al vanaf begin 1990 houdt Spijkerman zich bezig met horecaverhuur. In 1998 kwam daar de divisie podiumverhuur bij. Er zijn 16 vaste medewerkers in dienst en in piekperioden werken er 25 tot 30 mensen. Een greep uit de evenementen waaraan zij hun bijdrage hebben geleverd: Trend Event Meppel, stands op de HISWA, de opening van Sail Amsterdam, de Nationale Reisopera, podia bij Pinkpop, etc.
Geen geduld
Zo’n zeven jaar geleden is Spijkerman gaan rondkijken naar een ander softwarepakket. “Toentertijd was er niet heel veel voorhanden. Wat er was voldeed niet, niet helemaal of was te duur. Om een beeld te krijgen heb ik een aantal collega’s gebeld die met verschillende verhuursoftware werken. Ook daar kwam voor mij het beslissende antwoord niet uit. Toen kwam AGP in beeld en daarna is het vliegensvlug gegaan met onze nieuwe ERP software AGP Rent. En dat is een verademing voor iemand met weinig geduld zoals ik!”
Normaal gesproken wordt er een periode van drie maanden aangehouden van de aanvraag van het ERP pakket tot het moment dat alle medewerkers het volledig in de vingers hebben. Met name dat laatste moet natuurlijk met de nodige zorg gebeuren. Toch liep het bij Spijkerman net even iets anders: “Eind december 2004 hebben we AGP Rent aangeschaft met daarbij de module AGP Financial voor de financiële administratie. Op 1 februari draaide het pakket volledig. Het was dus in iets meer dan drie weken voor elkaar, als je de feestdagen ervan aftrekt.”
Problemen
Spijkerman: “Het vorige pakket waar we mee werkten was erg slecht: de voorraad klopte niet met de gegevens die we op het scherm kregen en meer van dat soort ellende. Dat kost je gewoon klanten in de verhuurbranche. Met AGP Rent levert dat geen enkel probleem meer op. Daarnaast hebben we een (standaard) offerte binnen een minuut of drie de deur uit. Orders maken is nu ook een fluitje van een cent. Het grote voordeel is dat je met deze ERP software vanaf de eerste aanvraag, het offertestadium, tot en met de laatste betaling de order bewaakt. Alle stappen worden steeds automatisch gecheckt en bijgestuurd. De kans op fouten is vrijwel nihil.”
In het diepe…
“Toen we dit pakket aanschaften hebben we heel goed gekeken naar het bedrijf achter de software, met name op het gebied van aftersales. En ik kan niet anders zeggen dan dat de samenwerking van het begin af aan probleemloos is verlopen. Dit is voor een groot deel te danken aan de flexibiliteit van AGP Business Software. We kunnen te pas en te onpas bellen met vragen. Ook de opstart was prettig: samen met de boekhouder en mijn laptop met informatie zijn we naar het kantoor in Veghel gegaan om onze wensen door te spreken. Ook hier kwam het engelengeduld van de medewerkers van AGP om de hoek kijken. Suggesties die we deden werden serieus bekeken en waar mogelijk meegenomen in de programmatuur.”
De module Planning
“Op dit moment wordt de module Planning voor ons ontwikkeld. Die is in de originele vorm meer projectmatig. Voor stands voor beurzen geweldig, maar voor ons doel teveel gericht op te lange planningstermijnen. Week opbouwen, week beurs, week afbouwen bijvoorbeeld. Bij ons gaat het om korte, snelle acties. Wij denken meer in dagen. Zodoende moeten we flexibeler met mensen en materieel kunnen omspringen. We bevinden ons nu met AGP Planning in een eindfase…” aldus een tevreden Spijkerman.