Voorsprong in de markt
De Van der Arend Groep, gevestigd in Poeldijk en Aalsmeer, is een prominent elektrotechnisch en watertechnisch installatiebedrijf voor de markt van glastuinbouw en industrie. De Van der Arend Groep is systeemintegrator en bevat vijf werkmaatschappijen. Behalve op de Nederlandse markt heeft het bedrijf in veertig landen installaties draaien.
Met ruim veertig jaar ervaring in de installatiebranche, volgt Van der Arend de ontwikkelingen in belichting en watersystemen op de voet. Met goed doordachte systemen, uitgekiende berekeningen en technische automatisering is de omzet van Van der Arend in de laatste drie jaar met ca 20% per jaar gestegen. De productiviteit steeg enorm en dat met hetzelfde aantal direct mensen. De integrale opzet van de administratieve automatisering is daar volgens directeur drs. Ron van der Arend zeker debet aan.
Perfecte prijs/kwaliteitsverhouding
Al in 1998 maakte Van der Arend Groep de overstap van haar administratieve automatisering naar het standaard ERP pakket AGP Projects voor de installatiebranche van AGP Business Software uit Veghel. Van der Arend: “Wij hebben een behoorlijk uitgebreide administratie. We boeken jaarlijks ruim 15.000 inkoopfacturen en als we dat niet kunnen converteren van het ene naar het andere pakket mis je een heel stuk historie. Voor ons was dit, naast de perfecte prijs/kwaliteitsverhouding, de doorslaggevende reden om voor deze softwareoplossing te kiezen. In de installatiebranche is het hele artikelonderhoud erg belangrijk. Door informatie in het calculatiesysteem in te voeren is deze in een keer voor het hele systeem beschikbaar. Dat was destijds bij de meeste pakketten nog niet mogelijk. Even belangrijk voor Van der Arend waren de snelle implementatie die AGP voorstelde en de mogelijkheid om het pakket als een van de eersten met een grafische interface uit te rusten. Hierdoor werd de gebruiksvriendelijkheid nog eens vergroot.
Snelle implementatie
De financiële administratie werd als eerste ingezet. “Ik kan me nog goed herinneren dat we op donderdag stopten met het oude systeem. In tweeënhalve dag was de hele zaak geconverteerd. Dat verbaasde me écht! Op maandag 1 oktober 1998 draaide de eerste factuur uit de computer.” Inmiddels wordt de gehele financiële administratie, inclusief salarisadministratie, jaarverslagen, en digitaal archief, door het eigen kantoor verzorgd. In de loop der jaren werden bij de afdelingen calculatie, artikelonderhoud, projectadministratie, inkoop, serviceadministratie en relatiebeheer softwaremodules van AGP Projects geïmplementeerd. Door de koppeling hiervan komt de logistieke begeleiding van het werk eigenlijk automatisch voort uit het pakket en blijft de organisatie goed onder controle. Bijsturen in de organisatie was voorheen lastig. Sinds de informatie snel beschikbaar is, kan snel worden gereageerd en is de kwaliteit van de informatie hoog. Daardoor kan het bedrijf beter functioneren.
Verhoging van efficiëntie
Door de grafische schermen werken mensen veel gemakkelijker met het ERP pakket. Deze is gebruiksvriendelijk en gemakkelijk aan te leren. De grote mate van standaardisatie binnen AGP Projects dwingt de gebruiker op een bepaalde manier te werken wat efficiëntie oplevert. Alle vestigingen van Van der Arend werken met hetzelfde systeem, dus fouten kunnen nauwelijks gemaakt worden. Natuurlijk zijn niet alle gegevens voor iedereen toegankelijk. Daarom maakt het managementteam een duidelijke keuze wie tot welke toepassingen ingang heeft. Om de juiste kostprijs te berekenen is de calculatie voor Van der Arend van belang. Het mooie van dit ERP systeem vindt Van der Arend, dat door de gegevens in te voeren, deze binnen het hele traject beschikbaar zijn. Niet alleen de prijs voor één artikel, maar het hele pakket materialen en arbeid dat daarbij hoort. Zo worden bij een project, waarbij de installatie voor een watersysteem moet worden gebouwd, metalen silo`s geplaatst. Je voert dan een silo in van de gewenste afmeting. AGP Projects berekent dan zelf het aantal metalen platen, het aantal tegels om te stellen, een binnenvoering, een tankbekleding en het aantal montage-uren. Meteen als de order binnen is, is bij de inkoop bekend wat per leverancier besteld moet worden en de leveranciers krijgen meteen door wat en wanneer geleverd moet worden. Hierdoor kan alles direct bij het project afgeleverd worden. Dat scheelt werk, tijd en geld. De planning kan vooruit en niemand hoeft op materialen te wachten. Werknemers en onderaannemer kunnen snel aan het werk en de klant is tevreden. Dat lever uiteindelijk nieuwe klanten op.
Slag maken
Van der Arend is blij dat de ontwikkelingen binnen de software en binnen AGP Projects steeds vooruit gaan. Door regelmatige releases van de pakketten blijft het systeem `up to date’. Wat volgens Van der Arend tot voor kort nog ontbrak in het pakket, was de koppeling van het schema tekenpakket van Stabi-CAD-E aan het calculatiesysteem. Sinds dat geïmplementeerd is levert dit het installatiebedrijf veel tijdvoordeel op. Van der Arend is nu in staat op écht korte termijn een zeer gedetailleerde offerte te maken. Dit levert een voorsprong op in de markt, waardoor een behoorlijke slag kan worden gemaakt.