Tot op de orderregel nauwkeurig met AGP Trade, groothandel software
Al meer dan 79 jaar is het familiebedrijf Zanten Technical Supply & Service Group actief als technische groothandel voor gebruiks- en verbruiksgereedschappen voor de industrie. In de loop der jaren is het uitgegroeid tot tachtig medewerkers en drie vestigingen in Veghel, Waalwijk en, onder de naam van Noud Wolter, in Weert. Om deze groei te kunnen genereren maken ze al jaren gebruik van het ERP systeem AGP Trade, MKB software voor de groothandel.
“Wij zijn een serviceleverancier van gereedschappen en technische materialen”, begint algemeen directeur Eric Steenbakkers. “Je kunt het vergelijken met een typische kantoorartikelenleverancier. Die levert pennen, kladblokken en kopieerpapier. Hun assortiment bestaat uit een breed scala aan “lage waarde” artikelen. Wij leveren dat soort artikelen aan de industrie, waar bij vrijwel elk productieproces behoefte is aan “lage waarde” producten. Denk daarbij aan boortjes. Slijpschijven of oordopjes. In de volksmond worden dit ook wel MRO-artikelen genoemd: Maintenance Repair en Operations. We hebben zo`n 40.000 verschillende artikelen op voorraad en in ons systeem staan nog eens 300.000 artikelen.
State of the art
Het hierboven genoemde ERP systeem heet AGP Trade en sinds 1978 is Zanten al klant bij AGP Business Software. Manager Informatisering Rob Loeffen heeft het programma mede ontworpen toen hij nog bij AGP werkte. Loeffen: “Voorheen werkten we met een maatwerksysteem. In overleg werd een systeem ontwikkeld dat naadloos aansloot bij de toenmalige manier van werken. Eind jaren `90 hebben we, in samenwerking met twee andere klanten van AGP, een nieuw standaard softwarepakket op de markt gebracht. Er zijn verschillende pakketten samengevoegd en er is een nieuw ‘state of the art’ ERP systeem voor de 'technische' groothandel uitgerold. Voor het millennium is dat afgerond en met succes geïnstalleerd bij één van onze collega’s.”
Steenbakkers herinnert zich dat nog goed. “Na uitgebreide testen hebben wij de software in 2002, tegelijkertijd met de invoering van de euro, geïnstalleerd. Dat was nog even spannend, maar toen ik op de eerste werkdag van het jaar, en tevens de eerste werkdag met het ERP systeem, een rondje langs de filialen deed, bleek dat er niets aan de hand was. Terwijl ik verwachtte dat iedereen de hele avond zou moeten overwerken om alles om te zetten, kwam ik om half 6 bij een verlaten kantoor in Veghel aan.”
Overal en altijd
De ERP software, welke speciaal ontworpen is voor de groothandel, dekt alle elementen die in het handelsproces aan de orde komen. “Het is een compleet voorraadbeheer (WMS) en financieel pakket, dat bovendien alle toeters en bellen heeft om meerdere magazijnen te optimaliseren voor wat betreft hun voorraadbeheer”, legt Loeffen uit. “Op het moment dat onze voorraadopnemers bij klanten in het magazijn komen, kunnen ze met een handcomputer via een GPRS-systeem orders plaatsen en de voorraad op peil houden.”
Het systeem is niet alleen praktisch in de magazijnen, maar zeker ook op kantoor. “De goede koppelingen naar het Officepakket van Microsoft zijn onmisbaar”, begint Steenbakkers. “We kunnen de gegevens direct van het systeem naar Excel of Word verplaatsen, waardoor het gemakkelijk wordt om bijvoorbeeld prijsafspraken door te sturen naar klanten of een overzichtje met leverancier-artikelnummers naar een leverancier te sturen. Daarnaast is het ook eenvoudig om gegevens weer te importeren in het systeem, zoals bijvoorbeeld een door de leverancier aangevuld Excel-bestand, met juiste prijzen en kortingen. Bovendien kunnen we de gegevens te allen tijde, onafhankelijk van de plaats, inzien. Of ik nu thuis, op de zaak, of in het buitenland ben, overal kan ik inzicht krijgen in het kleinste detail van onze werkzaamheden. Ik kan een overview opvragen en globaal inzicht krijgen in de resultaten, maar ik kan ook op de orderregel nauwkeurig bekijken wat er is gefactureerd, besteld of afgeleverd.
Kwaliteitsbewaking
Aangezien Zanten een ISO-gecertificeerd bedrijf is, moeten ze voldoen aan een constante kwaliteit. “Dat is natuurlijk prachtig, maar dat betekent wel dat we allerhande bureaucratische rompslomp moeten bijhouden”, zegt Steenbakkers. “AGP Trade zorgt ervoor dat alles wat we willen weten automatisch wordt bijgehouden. Ik kijk bijvoorbeeld één keer per maand of we de servicegraad hebben gehaald. Als die afwijkt, dan kan ik precies zien waar we minder goed gescoord hebben en wat we er aan kunnen doen.”
De servicegraad is onderdeel van het kwaliteitssysteem en geeft het percentage van producten aan dat uit de voorraad direct geleverd kan worden. Verder vallen er onder het kwaliteitssysteem ook de uitlevergraad, die aangeeft hoeveel producten op tijd geleverd zijn, het percentage leverfouten en de leveranciersbeoordeling. Hieruit kan dan weer de klanttevredenheid worden afgeleid. Loeffen: “Door de goede communicatie met AGP kunnen we continu het product aanscherpen en eventueel verbeteren. Als wij bepaalde elementen anders willen zien, wordt daar direct iets aan gedaan. De lijnen zijn kort, en dat werkt wel zo prettig”.
Net als velen wordt Steenbakkers ook regelmatig gebeld door andere leveranciers van softwarepakketten. “Die gesprekken kap ik altijd direct af met de mededeling dat we al sinds 1978 klant zijn bij AGP Business Software en dat we erg tevreden zijn!” Die tevredenheid komt volgens Loeffen niet alleen door het ERP systeem zelf, maar ook door de zekerheden die het ze biedt. “Zo zijn we nog nooit in de problemen geraakt door storingen. Wij zijn altijd in de lucht. Behalve die ene keer, in 2002, dat er een stroomkabel uit de grond was gehaald. Maar dat was overmacht!”