1. Skip to Menu
  2. Skip to Content
  3. Skip to Footer

AGP Projects modules

 

Naar boven Relatiebeheer en CRM

Relatiebeheer vormt het dashboard van het pakket waar alle relevante prospect-/klantinformatie wordt verzameld. Deze module ondersteund u in het registreren van klantcontacten, aangevuld met takenlijsten voor medewerkers. De module Relatiebeheer stelt u in staat om op snelle en eenvoudige wijze nieuwe en bestaande relaties vast te leggen en te beheren.  Relaties kunnen debiteuren, crediteuren, beide of geen van beide zijn. De relatiegegevens worden op één punt onderhouden en zijn in alle modules van het pakket actueel beschikbaar. Aan namen van bedrijven kan een onbeperkt aantal contactpersonen worden gekoppeld. Naast de mogelijkheid van kenmerken en contactpersonen is het mogelijk om via een kladblokfunctie tekstuele informatie bij de relatie vast te leggen. Het is mogelijk om de module Relatiebeheer te koppelen en uit te breiden met Microsoft Dynamics CRM, om zo relaties en klantinformatie vanuit hier centraal te beheren. AGP beschikt over vergaande koppelingen met het standaard Microsoft Dynamics CRM, maar ook met CRM speciaal voor de bouw en installatiebranche. Nieuwe klanten en gewijzigde gegevens van bestaande klanten worden met één druk op de knop automatisch verwerkt in het relatiebeheer van AGP Projects.

Naar boven Offerte/Calculatie

De module Offerte/Calculatie is een handig hulpmiddel om op accurate wijze te calculeren. Op basis van standaard begrotingen of op basis van compleet nieuwe begrotingen, kunnen projectcalculaties worden gebouwd. Een (project)calculatie is opgebouwd uit minimaal één en maximaal 99.999 fases. Iedere fase kan weer worden opgebouwd uit calculatieregels. Een calculatieregel kan worden aangemaakt op basis van calculatienormen, elementen (samenstelling van calculatienormen), kopteksten en prijsinformatie (leveranciersafhankelijke artikelinformatie). De calculatienormen zijn onder te verdelen in uren, artikelen, materieel, toeslagen en nog vier naar eigen inzicht te benoemen calculatienormen. Vanuit de voorcalculatie is ook een rechtstreekse koppeling met een ArtikelViewer mogelijk. Via deze koppeling is het mogelijk om artikelen te selecteren en als eenmalige projectartikelen op te nemen in de calculatie of om de geselecteerde artikelen in de eigen voorraad op te nemen. Tevens is het mogelijk om via deze ArtikelViewer de prijzen te actualiseren. 

Na het aanmaken van de calculatie, of tussentijds, is het mogelijk om de calculatie te berekenen. Via eenvoudige instellingen in de opties is het mogelijk om een calculatie te berekenen op basis van netto, bruto, open begroting of wat met zelf wil.  Afhankelijk van de instellingen is het ook mogelijk om het benodigde aantal uren te laten bepalen door het systeem. Dit kan op basis van normtijden per artikel. Een goed begin is het halve werk, wanneer de calculatie opdracht wordt, kan deze met één druk op de knop de knop worden overgebracht naar het project of  deelproject. De voor gecalculeerde aantallen en bedragen staan dan klaar voor het project.

Op unieke wijze koppelt AGP Projects met 2BA via de ArtikelViewer. Via deze koppeling is het mogelijk om artikelen te selecteren en als eenmalige projectartikelen op te nemen in de calculatie of om de geselecteerde artikelen in de eigen voorraad op te nemen. U bent in staat om vanuit het systeem rechtstreeks te kijken in de 2BA database. Tevens is het mogelijk om via deze ArtikelViewer de prijzen te actualiseren en onderling te vergelijken van verschillende leveranciers.

Naar boven Projectadministratie

Hier worden zowel de voor- als nacalculatiegegevens per project vastgelegd. Dit is het centrale hart van AGP Projects. Via een druk op de knop heeft u inzicht in de stand van zaken van een project. Snel en eenvoudig hebt u inzicht in de kosten en opbrengsten van uw projecten. De kosten zijn te differentiëren naar maximaal 99, zelf te benoemen, kostensoorten. Via het inzoomen van projecten naar deelprojecten (productieopdrachten) kunt u tot het elementaire niveau, het project bekijken en evalueren. Per project kunt u ook de lopende inkoop- en verkooporders bekijken.

Naar boven Orderadministratie en facturatie

Het maken van verkooporders en facturen wordt een eenvoudige klus vanuit de module Orderadministratie en facturatie. Verkooporders kunnen wel of niet gekoppeld worden aan projecten of deelprojecten. Tevens is het via deze module mogelijk om balieverkopen te registreren en af te handelen. Door middel van het wel of niet vrijgeven van een verkooporder bepaalt u zelf wat er in de eerstkomende facturering wordt gefactureerd en wat er nog in de portefeuille blijft.  De module is verder uitermate geschikt om te werken met termijn- en regiefacturen. Via het vastleggen van prijsafspraken is het verder mogelijk om per klant, klantengroep, artikel (dienst) of artikelengroep (dienstengroep) aparte verkoopprijzen te hanteren. Dit kunnen zowel een nettoprijs als kortingspercentage zijn.

Naar boven Inkoop

Middels de Inkoopadministratie kunt u op eenvoudige wijze bestellingen en aanvragen plaatsen bij uw leveranciers. Inkooporders kunnen gekoppeld worden aan de projecten en deelprojecten, maar kunnen ook voor op voorraad of algemeen zijn. Op basis van voorcalculaties, productieopdrachten, verkooporders en/of minimum voorraad, kunnen besteladviezen worden gegenereerd. Deze besteladviezen kunnen weer geconditioneerd worden omgezet in inkooporders.

De module Inkoopadministratie is gekoppeld aan de prijsinformatie voor de artikelen van diverse leveranciers. U kunt dus op basis van het besteladvies mogelijk gaan bestellen bij de goedkoopste leverancier voor het artikel. Als een inkooporder eenmaal aangemaakt is, kan deze via internet als ICM-bericht naar de leverancier worden verstuurd. Tevens is het mogelijk om het bericht automatisch te faxen, te versturen via email of gewoon te printen.  Op unieke wijze koppelt de Inkoopadministratie van AGP Projects met  2BA .  U bent in staat om vanuit het systeem rechtstreeks te kijken in de 2BA database, artikelen te selecteren en deze in de inkooporder op te nemen. Dit opnemen kan als eenmalig artikel of als permanent artikel, dat dus ook op voorraad kan worden genomen. Tevens is het mogelijk om via deze ArtikelViewer de prijzen te actualiseren en onderling te vergelijken van verschillende leveranciers.

Naar boven Voorraadbeheer

In de module Voorraadbeheer bouwt u een database op met artikelen die op voorraad worden gehouden. U kunt kiezen uit het voeren van een voorraad in fysieke aantallen of alleen het registreren van voorraadwaarden. De module heeft directe relaties met de financiële administratie, orderadministratie, project- en nacalculatie, serviceadministratie, offerte voorcalculatie, productadministratie en behoefteplanning. De voorraad kan per magazijn, partij, locatie of combinatie hiervan, worden bijgehouden. Op deze wijze is snel inzichtelijk waar welke voorraad zich bevindt. De voorraad kan financieel worden gewaardeerd tegen de vaste rekenprijs, de gemiddelde inkoopprijs of de laagste inkoopprijs. De voorraad wordt opgeboekt door middel van het boeken van goederen ontvangsten of door middel van het afboeken van inkooporders  (ontvangsten op inkooporders). De voorraad wordt afgeboekt door het registreren van voorraadverbruiken ten gunste van projecten, productie en/of service of door middel van balieverkoop. Op basis van de voorraad, minimum voorraad, maximum voorraad en bestel- of productieniveau is het mogelijk om besteladviezen door het systeem te laten genereren.

Naar boven Personeel- en urenregistratie

Het vastleggen van stamgegevens van personeelsleden wordt eenvoudiger met deze module. De personeelsleden kunnen gekoppeld worden aan tarieven voor de interne doorberekening naar projecten, productie, service en onderhoud en/of rechtstreeks naar het grootboek. De tarieven kunnen opgebouwd worden uit tariefdelen die individueel voor een stuk dekking kunnen zorgen. Op basis van zelf te benoemen functionele urensoorten kunnen de uren van medewerkers worden geboekt. Naast het boeken van de uren per medewerker is het ook mogelijk voorschotten, vergoedingen en dagen te boeken per medewerker. Deze gegevens kunnen gekoppeld worden aan AGP Payroll, het salarisadministratiepakket van AGP Business Software. Per medewerker of monteur is snel inzichtelijk te maken welke uren in een periode door een medewerker zijn gemaakt. Ook is het mogelijk om per medewerker het saldo vakantie en ADV-dagen te registreren. Het door de personeelsleden en monteurs laten registreren van de uren en verlofaanvragen via internet behoort ook tot de mogelijkheden.  Monteurs kunnen hun uren onder andere registreren per project.

Naar boven Materieelregistratie

Net als bij de personeelsregistratie kunnen stamgegevens van materieelstukken eenvoudiger met deze module worden vastgelegd. De materieelstukken kunnen gekoppeld worden aan tarieven voor de interne doorberekening naar projecten, productie, service en onderhoud en/of rechtstreeks naar het grootboek. En de tarieven kunnen opgebouwd worden uit tariefdelen die individueel voor een stuk dekking kunnen zorgen.

Per materieelstuk is het mogelijk om keuringen en onderhoud te registreren. Per keuring of onderhoudsbeurt kunnen de gegevens worden vastgelegd, zodat een keuringsrapport of onderhoudsstaat uitgedraaid kan worden. Ook een planning van uit te voeren onderhoud of beurten is mogelijk.  In- en uitgifte van materieelstukken kunnen rechtstreeks geregistreerd worden op projecten of personen. Hierdoor is het mogelijk om wanneer de uren van personeelsleden worden geboekt, automatisch ook het gekoppelde materieel door te belasten op een werk. Bij zowel uitgifte als inname vindt er een controle plaats op het moeten uitvoeren van onderhoud of een keuring voor het betreffende materieelstuk.

Naar boven Service en Onderhoud

Servicebeurten, onderhoudscontracten en storingen kunnen snel en simpel ingevoerd en afgehandeld worden. De serviceadministratie is direct gekoppeld aan cliënten, die op hun beurt weer gekoppeld zijn aan debiteuren. Op deze wijze is het dus mogelijk om bijvoorbeeld voor een woningbouwvereniging de woningen te beheren en in onderhoud te nemen. De individuele woningen zijn de cliënten met ieder hun eigen installatie en installatiegegevens.

De werkopdrachten die gegenereerd worden op basis van afgesproken servicebeurten, of die worden aangemaakt als gevolg van een storingsmelding, worden gekoppeld aan projecten. Op deze wijze heeft u dus snel inzicht in wat het resultaat is van de servicevoorziening over een bepaalde periode. Vanuit de werkopdracht kan eenvoudig een factureervoorstel worden gemaakt, welke kan worden omgezet in een order en via de module orderadministratie en facturering worden afgehandeld.

Naar boven Field service

Field service voorziet in een centraal planbord dat de buitendienst via laptop of PDA  toegang geeft tot de werkbonnen waarvoor zij gepland zijn. De werktijden en locaties kunnen worden vergeleken met de ritgegevens die digitaal door de boordcomputer van het voertuig worden geregistreerd. Met behulp van de module Centrale Planning kan men op meerdere mogelijkheden inzicht krijgen in de diverse planningsactiviteiten die moeten worden uitgevoerd c.q. zijn uitgevoerd. De planningsactiviteiten worden middels een digitaal planbord gevisualiseerd. Van elk item in het planbord kan vervolgens detailinformatie worden opgevraagd.

Naar boven Productie en behoefteplanning

Bewaking op deelprojectniveau of als productieopdracht in de zin van het werkelijk produceren van halffabricaten of eindproducten. In deze module worden zowel de voor- als nacalculatiegegevens per deelproject of productieopdracht vastgelegd. Middels één druk op de knop heeft u inzicht in de stand van zaken, zoals kosten en opbrengsten, van het desbetreffende deelproject of de productieopdracht. Vanuit het deelproject of de productieopdracht kunt u de voorcalculatie en de werkelijkheid vergelijken tot op het elementaire niveau.

De Behoefteplanning stelt u in staat om de benodigde en beschikbare producten en diensten vanuit gerelateerde modules in de tijd uit te zetten. De tijd is in deze gesplitst in jaartallen en perioden. Een jaar bestaat uit maximaal 999 perioden. De gegevens in de module kunnen betrekking hebben op:
- Beschikbare capaciteit, producten, materieel en personeel
- Bestellingen bij leveranciers
- Verkooporders
- Te produceren eindproducten en halffabricaten
- De benodigde producten en diensten bij de productie en serviceopdrachten

Naar boven Documentmanagement

Het document management systeem van AGP Projects stelt u in staat om centraal en digitaal documenten op te slaan en te koppelen aan relaties, orders, facturen en offertes. De gebruiker is in staat de volledige documentenstroom van zowel intern gegenereerde als extern ontvangen  documenten te beheren en te stroomlijnen. U kunt uw interne documenten automatisch laten toevoegen aan het DMS als u werkt met de Officekoppeling van AGP Projects. Deze koppeling zorgt ervoor dat gegevens uit het systeem eenvoudig in de door u gedefinieerde Wordsjablonen worden geladen. Na het afronden van het document in Word, wordt het document opgeslagen bij de betreffende relatie in AGP Projects. Als u niet digitale documenten van derden ontvangt, kunnen deze na inscannen middels gegenereerde zoekkenmerken intern worden gekoppeld. Documenten die u digitaal ontvangt kunnen zonder scanning worden toegevoegd. Het DMS bevat namelijk een directe koppeling met MS Outlook voor het opslaan van e-mails. Naast een beheerderfunctie bestaat er ook een archiefscherm (zowel geïntegreerd als in browserformaat) die medewerkers kunnen gebruiken voor het raadplegen van de opgeslagen documenten in het centrale archief. In dit scherm kunnen documenten eenvoudig opgezocht, gegroepeerd naar onderwerp en geraadpleegd worden. Hierdoor bespaart u niet alleen op papier, maar heeft u ook een perfect instrument in handen om uw medewerkers snel en effectief te informeren.

Naar boven Financiële administratie

AGP Financial, de financiële administratie van AGP Projects stelt u in staat om op snelle en eenvoudige wijze inzicht te krijgen in het financiële reilen en zeilen van de organisatie. AGP Financial bestaat uit de basisonderdelen grootboek-, crediteuren- en debiteurenadministratie en het aantal bedrijfsadministraties is hierbij onbeperkt. De grootboekadministratie is de basis voor alle andere in gebruik zijnde modules voor zover in die modules financiële transacties voorkomen. De grootboekadministratie is uiteraard voorzien van kolommenbalans, saldibalans, mutatieoverzichten, voorafgaande journaalposten, standaard journaalposten, kostenverdeling, btw-aangifte, meerdere valuta’s, herwaardering van vreemde valuta, importeren en exporteren van mutaties en het aanmaken van een auditfile voor de belastingdienst. Een belangrijk voordeel van een geïntegreerd financieel systeem is de eenduidigheid in verslaglegging en verantwoording binnen alle onderdelen van het systeem.

Naar boven Rapportage en analyse

AGP Projects bevat zelf uitgebreide rapportage mogelijkheden om analyses mee te maken. Daarnaast bieden wij u middels Qlikview een BI-tool. Qlikview biedt u dashboards, analyses, rapportages, queries, simulatie en communicatie. Hiermee heeft u eenvoudig inzicht in het rendement van uw organisatie en daarbij horende procesinformatie. Met deze informatie kunt vervolgens snel en adequaat beslissingen nemen. Qlikview is volledig gekoppeld aan de software van AGP Projects, zodat het alle relevante informatie direct uit de BackOffice haalt.

Naar boven Websuite

De Websuite maakt het mogelijk om snel en flexibel back-office data beschikbaar te stellen via het internet. Tevens kunnen bepaalde processen via het internet verlopen die als voeding dienen voor de back office, zoals een digitale werkbon, invullen van weekstaten en verlofaanvragen. De weboplossingen maken het mogelijk om via het internet vele diverse functies uit te voeren. De te gebruiken pagina’s worden opgenomen in uw website; lay-out, kleur en stijl van de te gebruiken pagina’s worden naadloos ingepast.