1. Skip to Menu
  2. Skip to Content
  3. Skip to Footer

AGP Rent modules

 

Naar boven Relatiebeheer en CRM

Uw relatiegegevens worden op één punt onderhouden en zijn in alle modules van het pakket actueel beschikbaar. Alle relevante gegevens van de relatie kunnen worden geregistreerd en ook kunnen er nog vrije velden door u worden gedefinieerd. Meerdere contactpersonen en afwijkende afleveradressen behoren tot de standaard mogelijkheden. AGP Rent stelt de verhuurder in staat om contracten vast te leggen, zowel in een offerte- als in een opdrachtenstadium. Voor het opstellen van een contract zijn diverse bronnen beschikbaar, zoals; een debiteurenbestand, een artikelbestand, sets, dienstenportefeuille en personeelsbestand. U kunt documenten registreren op relatieniveau en vanuit de relatie direct documenten opvragen uit het DMS systeem. De module biedt ook koppelingen met onder andere MS office, MS outlook en een digitale telefooncentrale.

Een uitbreiding op het Relatiebeheer van AGP Rent is de CRM-module die ondersteuning biedt in de contact- en taakregistratie. U heeft inzicht in klantperformance, contactregistratie en contacthistorie. CRM biedt u de mogelijkheid tot een optimale registratie van commerciële activiteiten en taakregistratie per gebruiker, team en relatie.

Naar boven Artikelbeheer

De grote hoeveelheid informatie maakt het noodzakelijk dat de toegang tot artikelen op een gebruiksvriendelijke en efficiënte manier mogelijk is. In het basis onderhoudsscherm voor artikelen kunt u eenvoudig alle relevante gegevens van zowel verhuur- als verkoopartikelen onderhouden. U heeft diverse tabbladen, velden  en vrije velden tot uw beschikking om alle gewenste gegevens te registreren. Naast informatie over het artikel zelf, kan er aanvullende informatie worden vastgelegd en kunnen verbanden tussen artikelen worden aangegeven in de vorm van samengestelde artikelen.

Naar boven Voorraadbeheer

De artikelen c.q. sets en diensten worden vastgelegd voor de periode waarin ze verhuurd zijn. De verkoopartikelen worden afgeboekt van de voorraad. De beschikbaarheid van de voorraad wordt bepaald middels de tijdlijnmethode (voorraad in de toekomst gezien). Met de diverse planningsfuncties kunt u eenvoudig inzicht krijgen in de beschikbaarheid van de artikelen en eventuele tekorten.  Deze producten kunnen vervolgens als inhuurartikelen worden opgenomen. Het systeem controleert automatisch op problemen of dubbele boekingen en waarschuwt uw medewerkers hiervoor.

Naar boven Meerdere magazijnen

Middels de module Meerdere magazijnen is het mogelijk om binnen één contract artikelvoorraden uit verschillende magazijnen te reserveren. Per artikel wordt extra tijd gereserveerd voor transport van en naar het betreffende magazijn. Naast de haal- en brengbonnen wordt er per magazijn een pakbon afgedrukt. U heeft overzichtelijk op het tabblad Artikelen de reserveringen per magazijn en de huurperiode met begin- en einddatum.

Naar boven Verhuur- en verkoopadministratie

Bij een opdracht kunnen optioneel en geheel variabel diverse logistieke gegevens worden vastgelegd o.a.: locatiegegevens, projectbeschrijving, planninggegevens en personeelsgegevens. Deze gegevens zijn geheel vrij in te vullen of middels tekstmodellen. Gegevens die reeds zijn vastgelegd worden automatisch overgenomen. Bij het verhuren/verkopen van artikelen is het noodzakelijk dat er een juiste verslaglegging van de huurcontracten en prijsafspraken plaatsvindt, dat opdrachten goed en tijdig gepland kunnen worden en dat de verhuurder overzicht heeft over de beschikbare voorraad van het materiaal, in meerdere magazijnen en wanneer wenselijk in meerdere bedrijven. Artikelen die verkocht worden dienen direct van de voorraad afgeboekt worden. Het systeem bepaalt de contractwaarde aan de hand van de in de stambestanden vastgelegde huur- en verkoopprijzen en de huurperiode. Hierbij wordt rekening gehouden met de vastgelegde prijsafspraken. Van de contractwaarde kan tenslotte nog een contractprijsafspraak worden gemaakt. Een offerte of contract kan men afdrukken, e-mailen of faxen.

Naar boven Projectadministratie

Via Projectadministratie hebt u inzicht in de opbrengsten, kosten en marges van één of meerdere projecten. Tevens kunt u een begroting vastleggen en doordat het projectresultaat op elk moment opgevraagd kan worden, is tijdige bijsturing mogelijk.

Naar boven Service en onderhoud

Door het systeem heen worden onderhoudsopdrachten en -contracten collectief en preventief vastgelegd, zowel voor eigen apparatuur als voor verkochte machines. Dat alles gebeurt inclusief de benodigde materialen, het plannen van het personeel en het registreren van de gewerkte uren.

Naar boven Personeels- en Transportplanning en Urenregistratie

Er kan een planning worden gerealiseerd voor het personeel dat nodig is bij een contract. Ook kan er een planning worden gemaakt op basis van de vereiste kwaliteiten van het personeel dat nodig is bij een contract. Verder voorziet het systeem in mogelijkheden om onder andere hotelovernachtingen, vervoer en ritten te plannen. Na het uitvoeren van de opdracht, kunnen de gerealiseerde uren en gemaakte kosten worden vastgelegd en eventueel in het contract worden bijgesteld in verband met de nacalculatie.

Naar boven Barcodescanning en RFID

Een reeds jaren bekende toepassing op het gebied van voorraadbeheer is het gebruik van barcodescanning. Elk artikel is voorzien van een unieke streepjescode. Als een artikel het magazijn verlaat, wordt dit gescand met een barcodescanner, vervolgens worden de gegevens automatisch in de opdracht verwerkt. Een nieuwe ontwikkeling is het gebruik van RFID, want een barcode kan door vervuiling of beschadiging onleesbaar worden. Bovendien kan men met een RFID-reader op enige afstand snel alle tags lezen, zodat de software weet welke materialen er zijn geleverd of teruggekomen.

Naar boven Websuite en E-commerce

Internettechnologie is de toekomst. AGP Rent biedt vergaande koppelingen met internet, zodat uw relaties kunnen huren via internet. In de Websuite zijn onder andere opgenomen E-catalogus, E-reserveringen, E-Uren en E-planning. Enerzijds zijn deze gericht op werkzaamheden die eigen medewerkers verrichten en anderzijds op uw relaties. Bedrijven en particulieren kunnen online uw catalogus inkijken, een offerte aanvragen of het benodigde materiaal reserveren. En uw personeel kan van huis uit inloggen om de actuele planning op te vragen en de gerealiseerde uren op de verschillende projecten te registreren. De weboplossingen maken het mogelijk om via het internet vele diverse functies uit te voeren. De te gebruiken pagina’s worden opgenomen in uw website; lay-out, kleur en stijl van de te gebruiken pagina’s worden naadloos ingepast.

Naar boven Documentmanagement

Het document management systeem van AGP Rent stelt u in staat om centraal en digitaal documenten op te slaan en te koppelen aan relaties, orders, facturen en offertes. De gebruiker is in staat de volledige documentenstroom van zowel intern gegenereerde als extern ontvangen  documenten te beheren en te stroomlijnen. U kunt uw interne documenten automatisch laten toevoegen aan het DMS als u werkt met de Officekoppeling van AGP Rent. Deze koppeling zorgt ervoor dat gegevens uit het systeem eenvoudig in de door u gedefinieerde Word-sjablonen worden geladen. Na het afronden van het document in Word, wordt het document opgeslagen bij de betreffende relatie in AGP Rent. Als u niet digitale documenten van derden ontvangt, kunnen deze na inscannen middels gegenereerde zoekkenmerken intern worden gekoppeld. Documenten die u digitaal ontvangt kunnen zonder scanning worden toegevoegd. Het DMS bevat namelijk een directe koppeling met MS Outlook voor het opslaan van e-mails. Naast een beheerderfunctie bestaat er ook een archiefscherm (zowel geïntegreerd als in browserformaat) die medewerkers kunnen gebruiken voor het raadplegen van de opgeslagen documenten in het centrale archief. In dit scherm kunnen documenten eenvoudig opgezocht, gegroepeerd naar onderwerp en geraadpleegd worden. Hierdoor bespaart u niet alleen op papier, maar heeft u ook een perfect instrument in handen om uw medewerkers snel en effectief te informeren.

Naar boven Financiële administratie

AGP Financial, de financiële administratie van AGP stelt u in staat om op snelle en eenvoudige wijze inzicht te krijgen in het financiële reilen en zeilen van de organisatie. AGP Financial bestaat uit de basisonderdelen grootboek-, crediteuren en debiteurenadministratie en het aantal bedrijfsadministraties is hierbij onbeperkt. De grootboekadministratie is de basis voor alle andere in gebruik zijnde modules voor zover in die modules financiële transacties voorkomen. De grootboekadministratie is uiteraard voorzien van kolommenbalans, saldibalans, mutatieoverzichten, voorafgaande journaalposten, standaard journaalposten, kostenverdeling, btw-aangifte, meerdere valuta’s, herwaardering van vreemde valuta, importeren en exporteren van mutaties en het aanmaken van een auditfile voor de belastingdienst. Een belangrijk voordeel van een geïntegreerd financieel systeem is de eenduidigheid in verslaglegging en verantwoording binnen alle onderdelen van het systeem. Mocht u liever niet met de financiële administratie van AGP Rent willen werken, dan maken wij voor u graag een koppeling met u w huidige boekhoudpakket.

Naar boven Rapportage en analyse

AGP Rent bevat zelf uitgebreide rapportage mogelijkheden om analyses mee te maken. Daarnaast bieden wij u middels Qlikview een BI-tool. Qlikview biedt u dashboards, analyses, rapportages, queries, simulatie en communicatie. Hiermee heeft u eenvoudig inzicht in het rendement van uw organisatie en daarbij horende procesinformatie. Met deze informatie kunt vervolgens snel en adequaat beslissingen nemen. Qlikview is volledig gekoppeld aan de software van AGP, zodat het alle relevante informatie direct uit de BackOffice haalt.

Naar boven Activa module

Het financieel kunnen beheren van de activa vloot die voornamelijk wordt ingezet voor de verhuuractiviteiten. Registratie van de aankoopwaarde van het activum met de daarbij behorende afschrijving methode, de herwaardering en desgewenst de verkoopregistratie ervan.

Goed activabeheer betekent het correct beheren van investeringen, onderhoud, vervanging, buitengebruikstelling, besluitvorming en financiële en operationele verslaggeving over vaste activa. Goed activabeheer biedt een duidelijk beeld van de middelen die geïnvesteerd werden in vaste activa en van de kostprijs voor het gebruik ervan.

Goed activabeheer omvat het beheer van een vast actief doorheen de volledige levenscyclus, van aankoop tot vervreemding. Heel vaak stemmen de aantallen en locaties van de verhuur activa niet overeen met de activa in de financiële verslagen.

Goed activabeheer levert ook meer nauwkeurige informatie op die toelaat om doordachte beslissingen te nemen over onder meer aankopen en operationele aspecten.

Naar boven Klachten module

Wanneer u in de dienstverlening werkzaam bent ontkomt u er niet aan dat klanten opmerkingen hebben over uw dienstverlening. Deze opmerkingen kunnen als klachten worden gedefinieerd. Deze klachten worden telefonisch of per e-mail aangemeld. Men onderscheidt externe klachten en interne klachten.

Externe klachten van een klant worden geregistreerd door een klachtenformulier op te maken. Deze klacht wordt door dezelfde persoon in behandeling genomen of geeft hem door aan een collega. In de meeste gevallen heeft een klacht betrekking op een contract of de daarin opgenomen artikelen/materialen. Indien er een externe klacht wordt gemeld op een factuur wordt deze altijd gekoppeld aan een contract. De communicatie met de klant verloopt via de geïntegreerde mailkoppeling. Klachten met betrekking tot inkooporders en inkoopfacturen kunnen ook als klacht aan de leverancier worden geregistreerd. Wanneer er een onacceptabel prijsverschil is, een tekort op een levering of een slechte levering kan een klacht worden vast gelegd. Interne klachten zijn bedoeld voor de interne organisatie. Deze hebben meestal betrekking op de medewerkers. Bijvoorbeeld wanneer iemand zich regelmatig verslaapt of wanneer een chauffeur een schade heeft gereden.

Naar boven Transfers module

Wanneer er met meerdere magazijnen/voorraadlocaties wordt gewerkt en de te verhuren materialen op de verschillende locaties worden beheert kan het transport van de benodigde materialen voor de verschillende projecten worden ingepland. Hierbij wordt rekening gehouden met de transporttijd tussen de verschillende magazijnen/voorraadlocaties.